【学会関係者の方へ】当日をスムーズに迎える為の必要なこととは？

• 2021年7月15日
• バンケット

ブログをご覧の皆様、こんにちは。

イベントプランナーの臼井でございます。

いつもブログをご覧いただきありがとうございます。

新型コロナウイルスの影響で、集客型のイベントや、総会、展示会等、多くがここ近年見直されてきましたね。

今回は学会についてご紹介させていただきます。

年に何度も行われる学会。いらっしゃる方は勿論ですが、会場の手配や準備をするのも大変ですよね。

学会とは、研究者の自発的な集まりであり、目的は研究発表の場を会員に提供し、その成果を広く世に伝えることだと思います。

ですが、学会の役目はそれだけではないということを会場をご案内をする側として感じることが多々あります。

終了後、会食時はもちろんですが少し緊張がほぐれリラックスした状態で、様々な分野の研究者と議論する機会が、学会の果たしている大事な役目なのではないでしょうか。

今回は学会開催にあたり、必要な設備やサービスを紹介いたします。

会場を選ぶ際には必要となるものが備えられているかを確認すべきポイントをお伝えします。

★ポイント1　プロジェクター完備・接続環境

視聴覚資料の発表に必要なのが、プロジェクターです。
利用する場合、各自が持ち込むメディアに対応できるだけの設備が必要です。

最近では、オンラインでの参加も主流ノになってきましたのでPC接続環境の整っている会場を選ぶことはもちろん、無線LANが使いやすく、パソコン用の電源を確保するためのコンセント完備など、参加者の為のPC環境を確保することも大切です。

会場をご見学なさる際、是非ご確認くださいね。

★ポイント2　サービスが行き届いているか

貸し会議室やホテルの宴会場で開催する学会にも、ホテルライクなサービスを用意しておくことで、スムーズな運営につながります。

何日も続く場合や、遠方からの参加者が多い場合、いらっしゃる方の負担は身体的にも、金銭的にも必ずありますよね。

また、荷物やコート類を預けるために、クロークのようなサービスもあると便利です。

参加者の希望をすぐに対応できるスタッフがいることで、いらっしゃる方には確実により良い印象を与えることができます。

★ポイント3　感染症対策が整っているか

コロナ前では、立食形式で様々な方へご挨拶をされ、気を張らない、ラフなパーティーもありましたが、昨今はまだまだ難しいのが現状です。

立食ではなく、着席形式をお選びになるお客様も大幅な増加傾向にあり、テーブル数自体を減らしたり、1テーブルのお客様数を少なめにしたり、対策を取っております。

実際のレイアウトやご参加の人数をイメージしながら、ソーシャルディスタンスが保てるか、事前に会場に確認を取ることが大切です。

また、ソーシャルディスタンスと聞いて、3密回避を皆様は思い浮かべることと思います。

THE TENDER HOUSEではそんな皆さまの為にワンフロア貸切が可能でございます。

昨今の状況をみてみますと、3密を回避したい、他のお客様とのソーシャルディスタンスを確保したいところでございますよね。

とはいえ、この時期に開催することを悩んでらっしゃる企業様は少なくないかと思います。

会場からのオンライン配信、2つの会場を使用した3密を回避しながらの開催等、今は様々な方法がございます。

オンライン同時開催により、イベント中止のリスクを一定軽減できることは勿論、同時に会期前のプロモーションや、会場に来なかった来場者のフォローなどもできることから、実はこのような形が増加しております。

少しでも開催を悩んでいらっしゃる方は是非1度、03-6277-0461（直通）までご連絡ください。

皆様のお問い合わせ・ご来館を心よりお待ちしております

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株式会社ポジティブドリームパーソンズ

ザ テンダーハウス

イベントプランナー

臼井　香子　　Kyoko Usui

THE TENDER HOUSE TEA SALON

〒108-0071

東京都港区白金台4-9-19　HAPPO-EN URBAN SQUARE 3F

電話番号：03-6277-0461(080-3726-6943)/ FAX：03-5447-6212

Eメール：ky.usui@positive.co.jp

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